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especial transformação digital | entrevista

A faturação eletrónica é uma oportunidade

Eugénio Veiga, General Manager da YET – Your Electronic Transactions

Agiliza a faturação e reduz custos, dando origem a organizações mais eficientes do ponto de vista administrativo



Em 2021, a obrigatoriedade da implementação da faturação eletrónica estendeu-se das grandes às pequenas e médias e às microempresas fornecedoras do sector público. “Com a experiência entretanto adquirida, temos argumentos para as ajudar a abordarem esta realidade da forma mais eficiente e rápida”, diz Eugénio Veiga, General Manager da YET – Your Electronic Transactions.

A digitalização de faturas e outros documentos com valor contabilístico é hoje uma importante prioridade nas organizações públicas e privadas. Quais são as vantagens para as empresas, instituições e público em geral? Qual tem sido o papel desempenhado pela YET na facilitação destes processos?

A digitalização de faturas e outros documentos com valor contabilístico é hoje uma prioridade em todo o tipo de organizações, por imposição governamental e para garantir aumentos de produtividade, a otimização da relação com clientes e fornecedores e, obviamente, a responsabilidade ambiental.

Contudo, no atual contexto pandémico a faturação eletrónica não apresenta apenas as vantagens de redução do contacto presencial ou da propagação do vírus através do decréscimo do manuseamento do papel. Para além de contribuir para a redução de contactos, ao evitar deslocações para expedição de faturas, é um facilitador do teletrabalho, pois permite o acesso à informação a qualquer hora e em qualquer lugar.

Ao implementar a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos, o Estado adota uma estratégia de transformação digital que constitui uma oportunidade para agilizar a faturação e reduzir os custos inerentes a este processo, dando origem a organizações mais eficientes do ponto de vista administrativo. Conhecendo ambos os mundos, o dos organismos públicos e o dos fornecedores do Estado, a YET materializa uma experiência que pode ser aproveitada no caminho que ainda falta percorrer.

A implementação da faturação eletrónica para os organismos públicos e grandes empresas fornecedoras do Estado decorreu no ano passado, com um contributo significativo por parte da YET. Em 2021, esta obrigatoriedade estendeu-se às pequenas e médias e às microempresas fornecedoras do sector público. Com a experiência entretanto adquirida, temos argumentos para as ajudar a abordarem esta realidade de forma mais eficiente e rápida.

Temos conseguido obter índices de satisfação elevados em todos os estudos anuais que realizamos

Quais são as principais soluções atuais da YET nesta área?

As soluções que disponibilizamos aos nossos clientes contemplam funcionalidades que vão para lá da desmaterialização e comunicação dos documentos. Além do arquivo digital, podemos integrar os nossos serviços com as realidades existentes nas empresas ao nível de aplicações de faturação, ou ERP, e soluções de gestão e aprovação documental. Temos também serviços complementares, para tratamento de faturas em papel que não se consigam transformar em faturas eletrónicas, mas possam ter um tratamento uniforme. Temos serviços baseados em análise de faturas eletrónicas, como, por exemplo, validadores de faturação baseados em condições contratuais nos sectores da energia, que trazem ganhos expressivos às organizações pela deteção de erros de faturação.

Quais são as vantagens de as usar para o intercâmbio eletrónico de dados e faturação eletrónica? De que forma a empresa garante a segurança das informações recolhidas e dos processos realizados?

A empresa tem uma história e uma experiência de quase 17 anos. Conta com uma equipa jovem e dinâmica e tecnologia de ponta que cumpre os requisitos de segurança exigidos, hoje em dia, para suportar o compromisso de máxima eficiência administrativa que temos com os nossos clientes. A relação de proximidade que estabelecemos permite-nos conhecer de forma profunda as suas necessidades e implementar uma espécie de “fato à medida” de cada um. Conhecemos também o tecido empresarial português profundamente, por termos uma carteira de clientes com micro, PME e grandes empresas. Neste contexto, temos conseguido obter índices de satisfação elevados em todos os estudos anuais que realizamos, com resultados de oito numa escala de dez, que nos colocam como um dos melhores prestadores do serviço de transações eletrónicas de documentos face à média do sector.

Não basta criar um universo cada vez mais digital, onde os processos tenderão a ser mais claros e rápidos de executar, com menos custos. É preciso associar as pessoas à digitalização, independentemente das suas origens, cultura e conhecimentos. Quais são as iniciativas da YET para uma maior e melhor literacia digital nas áreas de atividade onde está envolvida?

As iniciativas estão na génese das soluções que disponibilizamos, desde logo pelo seu core estar baseado na desmaterialização de documentos ao nível da sua criação, transmissão, tratamento ou consulta. Desta forma estamos a contribuir para que todo o sistema que nos rodeia, desde a nossa equipa às dos nossos clientes, fornecedores e parceiros, tenha uma experiência mais fácil, rápida e produtiva num mundo que vive sobretudo no online e em meios digitais.

A faturação eletrónica nos contratos públicos constitui uma oportunidade para agilizar a faturação e reduzir custos

Qual é o universo atual da YET? Quais são os principais países onde está ativa?

A nossa oferta é muito heterogénea, com alternativas on-premises e cloud, materializadas em implementações nos mais diversos sectores da esfera pública ou privada, em empresas das mais diversas dimensões e distintos sectores, como, por exemplo, o retalho, indústria e serviços. É uma realidade que sustenta a relação entre mais de 30 mil empresas, em 15 países diferentes, que transacionou mais de 35 milhões de documentos até hoje.

O mundo tenderá a ser mais sustentável em termos energéticos, ambientais e sociais. Qual a importância da digitalização para garantir que este caminho é feito da forma mais correta e eficiente?

A digitalização desempenha um papel fundamental nos vetores que referiu, pois a troca das faturas tradicionais em papel pelas feitas em suporte digital tem reconhecidos impactos, sobretudo ambientais. A diminuição da utilização do papel salva anualmente muitas árvores do abate, por exemplo.

Já a inexistência de uso de meios de impressão reduz o impacto da produção industrial na pegada ecológica, mas também no consumo energético. No fim da linha estamos obviamente a contribuir para o aumento da consciencialização ambiental do tecido empresarial e, ao mesmo tempo, para termos uma sociedade mais ecológica e responsável.